紙・PDF・Webサイト… どれが最適？社内報のフォーマット選びと成功事例

企業情報をシェアし、社内のつながりを深める「社内報」。

今や、国内だけでなく海外拠点や現地スタッフの情報も含めた情報発信が、企業にとってますます重要になっています。
かつては紙が主流だった社内報も、現在ではPDF、Webページなど、多彩なフォーマットで届けられるようになりました。時代で移り変わる利便性や人々のニーズに合わせて、「どのような方法で発信していくか」迷っている企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、近年代表的に取り入れられているフォーマットの特徴と選び方、実際の事例をご紹介いたします。

社内報で使われる主なフォーマット

■ 紙媒体（冊子）

特徴：一覧性が高い、手元に残る、インターネット環境が不要

課題：配送コストの発生、多言語の場合は言語別の印刷対応が必要

代表的な「紙媒体」の特徴は「手元に残ること」です。インターネット環境が整っていない場所でも読めるため、読者のITリテラシーやネット環境に左右されず、確実に情報を届けることができます。また、実際に手に取って読むという、デジタルにはない特別感や親しみも感じられます。ページをめくる楽しさや、保存しておきたくなる魅力も紙ならではです。

一方で、冊子を届ける配送コストがかかります。また、多言語対応で言語ごとに印刷手配が必要になるなど、様々な調整が求められます。

■ PDF・デジタル冊子（イントラ掲載・メール配信）

特徴：制作・配布コストが比較的低い、翻訳差し替えが容易、イントラ利用可能

課題：デバイスにより閲覧性が異なる

「PDF（デジタル冊子）」は、電子媒体を活用しながらも、冊子を読むような感覚で情報を届けられるのが特徴です。紙媒体に比べて制作・配布コストが抑えられるうえ、情報の差し替えや多言語対応のしやすさも大きなメリットです。また、社外秘の情報を含むようなケースでも、イントラネット上での閲覧に限定するなど、セキュリティ面の配慮も可能です。

ただし、閲覧する端末や使用環境（OS・ビューワーアプリなど）によっては、表示のされ方に違いが出ることもあります。特にスマートフォンやタブレットでの読みやすさを考慮し、レイアウトやファイルサイズにも配慮が必要です。

※PDF…文書や画像を印刷時のレイアウトで電子的に保存するファイル形式
※イントラネット…企業・組織内部の人間だけがアクセスできるネットワーク

■ 社内報WEBサイト

特徴：発信スピードが早い、ネット環境がある場合はどこでも閲覧可能、翻訳・情報の差し替えが容易、イントラネット利用可能

課題：ネット環境に縛られる

PDFと並んで多くの企業で活用されているのが、「社内報サイト」です。広報メディアやニュースサイトのようなレイアウトで、社内向けの記事を発信するスタイルが一般的です。紙やPDFと比べて、最新情報をスピーディーに公開できる点は、リアルタイム性を重視したい企業にとっては非常に有効的です。さらに、世界中どこからでもアクセスでき、情報の更新や差し替えも簡単に行えるのも大きなメリットです。

一方で、ネット環境が整っていない場所や、日常的にWeb閲覧の習慣がない読者にとっては、接点が生まれにくいという懸念もあります。そうした層へのフォローも含め、社内の利用環境に合わせた配信設計が求められます。

それぞれで特化したアプローチがあるため、発信したい情報量・内容や、制作コスト・時間を踏まえた上で、何を導入するかを決めると良いでしょう。